Des installations adaptées à l’événementiel

Depuis 2010, le Pays Voironnais organise l’événement Inosport qui tend à valoriser tout type d’innovations dans le milieu sportif, qu’il s’agisse d’un vêtement connecté, d’une application mobile ou d’une amélioration de produits et services pour le bien-être du sportif.

Habituellement organisé au campus de la Brunerie à Voiron, l’organisateur a dû s’adapter cette année et digitaliser son événement. À cette occasion, la société SIIRA a donc été sollicitée pour répondre à cette nouvelle contrainte technique. Quel a donc été le rôle de SIIRA avant et pendant la conférence du 3 juin dernier dont le titre est évocateur : “COVID ! Accélérateur de changements ?”

Le contexte de l’événement

Le Pays Voironnais a fait appel à l’expertise de SIIRA pour assurer le côté technique de l’événement Inosport, le 3 juin dernier, qui s’est déroulé dans un format mixte : conférence avec les 7 intervenants en présentiel* animée par Sylvie GRASSER – hiceo, et public en distanciel.

Les 7 intervenants d’Inosport 2021 :

Cette rencontre a eu lieu dans les bâtiments d’Inolab, au sein du campus de la Brunerie. Les intervenants étaient filmés et l’événement était accessible à distance et en ligne.

Pour assister à la journée, chaque participant s’est inscrit en ligne sur le site Internet d’Inosport et a reçu un mail de confirmation avec un lien de redirection vers la plateforme ZOOM, qui était le support utilisé. Le public en distanciel, pouvait assister à l’événement de chez lui, du bureau, de sa voiture ou d’ailleurs.

SIIRA a pris en charge l’organisation technique de ce webinaire à distance.

*dans le respect des normes sanitaires

Installation et phase de test du matériel

La veille de l’événement, SIIRA s’est rendue sur le site Inolab afin de préparer et d’installer le matériel nécessaire pour le webinaire. Mais également de valider avec les membres de l’organisation du Pays Voironnais les attentes évoquées en amont et échanger en direct des derniers réglages.

Ensuite, est venue l’installation d’une caméra motorisée Logitech Rally. Trois préréglages ont été mis au point sur cette caméra positionnée de façon à ce que l’on puisse voir le plateau dans sa globalité, mais également les intervenants placés à droite et/ou à gauche de la table. Autre option complémentaire : une télécommande permettant un contrôle à distance et en direct pouvait cadrer chaque intervenant lorsqu’il prenait la parole. Deux enceintes/micros Jabra 710 MS étaient positionnées sur les tables, devant les conférenciers, pour des prises de son efficaces.

En parallèle, des tests ont également été réalisés concernant les connexions aux comptes ZOOM, comptes qui permettaient aux personnes inscrites de suivre la conférence à distance.

Une présence le jour J : gestion d’un webinaire à distance

La conférence ayant lieu entre 14h et 16h, SIIRA était présente avant que l’événement commence, pour vérifier que tout était bien en place dans la salle. Tout était géré depuis un ordinateur afin -entre autres- d’axer la caméra Logitech Rally en direction des différents intervenants.

En parallèle, l’entreprise a assuré la mise en route de tous les éléments techniques avec, notamment, la gestion des entrées des participants qui se faisaient directement via le lien reçu par email, lien de redirection permettant d’accéder à la page de connexion de l’événement et à une salle d’attente.

La présence de l’équipe de SIIRA était indispensable afin de pallier d’éventuels problèmes informatiques ou techniques.

Ce n’était pas la première fois que SIIRA gérait des conférences à distance, d’autres clients leur ont déjà fait confiance auparavant afin d’assurer ce type de prestation.

La plateforme ZOOM a également été utilisée pour les ateliers proposés en fin d’après-midi :

  • Les valeurs d’usage des objets connectés – Proposé par RTONE et partenariat avec Innovacs et In&Motion
  • Eco-innovation dans le sport – Intervenants : Emilie DUMAS – Fern SNOWDEN – Benoit LAVAL – En partenariat avec l’Agence Auvergne-Rhône-Alpes Entreprises
  • Filière industrielle du vélo – Intervenants : Florian PARIS – Sylvaine LINDEN – Bruno ESCARON – Frédéric SCHMITT – En partenariat avec l’Agence Auvergne-Rhône-Alpes Entreprises
  • Le financement des start-ups – Intervenants : Sébastien FABRE – Luisa PICCININI

Si vous aussi vous souhaitez organiser une conférence filmée et un webinaire, n’hésitez pas, contactez SIIRA !

SIIRA – siira@siira.fr  –  09 82 99 59 73

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